由於Covid-19疫情,不少公司也必須推行 Work From Home (WFH),即家居工作安排。但香港地方不大、交通方便快捷,以往比較少有公司推行家居工作,亦因此大部分公司、團體都沒有WFH政策 (Work From Home Policy)。由於這次疫情被逼在短時間內實行WFH,很多HR都被殺個措手不及下,因而出現不少問題。筆者曾任職美國企業的人力資源管理要職,因此瞭解很多外國公司早有制訂WFH政策,以下有一些注意事項我們作為HR必須留意一下:
1.僱傭條例有提及過 Work From Home 嗎?
香港法例第57章《僱傭條例》是沒有提及過任何WFH安排,因此WFH只能以雙方約定安排。最好在新入職的僱傭合約上約定僱主有權安排僱員在家工作。大家都知道, 僱傭合約上説明工作地點,如僱主單方面要求僱員在家工作,有機會造成違約。事實上,香港的家居環境未必適闔家居工作。所以,在僱員入職前已經清楚表明公司可以安排僱員家居工作,僱員一早就知道這要求,就可以考慮是否適合這工作,以免日後爭議。
2.勞工保險會包 Work From Home 受傷嗎?
現在香港的保險公司的勞保一般也沒有保障WFH工作時受傷的。工傷有一個重點,就是「in the course of employment」,即「於工作期間受傷」。而由於在家工作一般很難釐定受傷是否於「工作期間」發生,所以一般保險公司現行的做法是根據個別個案考慮,建議大家可向自己的勞保保險公司查詢,及瞭解相關申報及索償手續。
3.釐定甚麼工種可Work From Home
雖然政府鼓勵僱主安排員工WFH,但我們清楚明白不可能所有職位也適合WFH。例如司機、在外工作的Sales等等明顯不是可以WFH的職位。因此如果職位不可以WFH,我們便要考慮是否讓員工繼續履行職務或安排其他工作,如果不可以,是否需安排放假、停薪留職等。
4.如何保障公司?
要有效推行家居工作,我們便必須制訂完善WFH政策 (Work From Home Policy),而且不應只針對今次疫情,而需作長遠考慮,因將來也可能有各種原因需要使用到此政策,例如工種轉變、員工有突發需要、搬遷期間、甚至是辦公室停電不能上班這些突發情況等等。這份WFH政策內容需訂明WFH的指引,例如:
-你對僱員WFH的工作要求是怎樣?
-提醒員工家中的工作環境要留意甚麼?有沒有安全指引?
-訂明指定的工作時間、用餐時間及休息時間
-提醒WFH期間,一貫的員工守則仍然生效
-如何保障公司機密資料及個人私隱等等
由於現在勞工保險一般也不保障家居工作,如將來有任何關於WFH的勞資糾紛,一份清晰的WFH政策對僱主肯定會有幫助。
5.員工工作表現
早前某大銀行有員工於WFH期間去行山,因將照片上傳社交網站而被揭發。很多HR也擔心,WFH如何管理員工?如何確保員工真的在家工作?的確,這方面是困難的,但我們也可運用一些方法協助管理。
首先,如前文所述,必須制訂WFH政策 (Work From Home Policy),清楚訂明員工的工作及休息時間。另外,我們需要求部門主管負起管理員工在家工作的責任,例如WFH前要跟員工說明清楚,向誰及於甚麼時間匯報工作進度,亦可考慮要求員工每天提交工作報告表給主管及HR。如發現報告與事實不符,便可有理據地作出警告或其他行動。
希望以上內容可幫助到大家,當然我們也希望疫情盡快過去,大家可如常回到工作崗位。如各位HR從業員希望更清楚瞭解WFH政策,可留意我為大家編寫的WFH政策範本,相信可以給香港企業的人力資源管理負責人快速參考,以制定適合自己公司的專用政策。此外,此家居工作政策以長遠使用為前題撰寫,因此除了於疫情下適用,將來於任何情況下需要員工在家工作亦可通用。檔案格式為Microsoft Word,以便大家按公司需要修改。
多謝各位同學有興趣,並抽出寶貴時間閲讀本文章!希望本文章對你的工作及未來發展有幫助!
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Lawrence Li
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